1,8 ore. Secondo un rapporto del McKinsey Global Institute, è questo il tempo che un dipendente medio passa ogni giorno a cercare informazioni. Non a produrre, non a decidere, non a vendere. A cercare. Su base settimanale, sono quasi nove ore: poco meno di un’intera giornata lavorativa. Tradotto in termini di organico: su cinque dipendenti assunti, uno è di fatto impegnato a tempo pieno solo a trovare le risposte che servono agli altri quattro per lavorare.
È un numero che, detto così, suona quasi incredibile. Eppure chiunque abbia lavorato in un’azienda strutturata riconosce immediatamente la situazione.
Dove va a finire quel tempo?
Il problema non è la pigrizia. E non lo è, tantomeno, la disorganizzazione delle persone.
È la disorganizzazione dei sistemi. Le informazioni esistono (sono in azienda, da qualche parte), ma sono distribuite su strumenti diversi, aggiornate in momenti diversi e accessibili solo a chi sa dove guardare.
Un responsabile di produzione che vuole sapere lo stato di un ordine deve chiamare qualcuno. Un amministrativo che cerca una fattura deve aprire tre cartelle diverse. Un imprenditore che vuole capire l’andamento del mese deve aspettare che qualcuno elabori un report. Nel frattempo, le decisioni si prendono lo stesso, ma su basi parziali, con il margine di errore che questo comporta.
Il vero costo non è l’inefficienza: è la decisione sbagliata
Perdere tempo a cercare informazioni sarebbe evitabile, ma almeno potrebbe essere quantificato. Il danno più sottile è un altro: quando le informazioni arrivano tardi o incomplete, le decisioni che ne derivano sono peggiori. Non clamorosamente sbagliate, ma leggermente fuori fuoco, basate su dati vecchi di qualche giorno, su stime invece che su dati reali.
Nelle PMI torinesi, dove la pressione competitiva è costante e i margini spesso stretti, questo scarto tra informazione disponibile e informazione utilizzata si traduce in opportunità mancate, costi non controllati, risposte al mercato più lente del necessario.
Un’ora al giorno, per cominciare
La buona notizia è che una parte consistente di questo tempo può essere recuperata. Non attraverso un aumento delle risorse o un maggiore controllo sul personale, ma intervenendo sul modo in cui le informazioni vengono raccolte, condivise e utilizzate all’interno dell’azienda.
Da anni le realtà specializzate nella digitalizzazione dei processi osservano la stessa criticità: i dati esistono, ma sono distribuiti tra software diversi, archivi separati e procedure costruite nel tempo senza una logica comune. È in questo scenario che opera Insoft Osra, azienda torinese che affianca le PMI nell’integrazione dei processi aziendali e dei sistemi informativi, aiutandole a rendere dati e informazioni più accessibili, aggiornati e utilizzabili nelle attività quotidiane.
L’approccio parte da un presupposto semplice: le informazioni hanno valore solo quando sono facilmente accessibili a chi deve utilizzarle. Per questo l’integrazione tra aree come amministrazione, produzione, logistica e vendite è diventata uno degli aspetti più rilevanti nei percorsi di trasformazione digitale delle imprese. Quando i dati circolano senza ostacoli tra reparti e applicazioni diverse, diminuiscono le attività ripetitive, si riducono gli errori e le decisioni possono essere prese con maggiore rapidità e consapevolezza.
La direzione verso cui si stanno muovendo le aziende che hanno deciso di affrontare il problema è sempre la stessa: ridurre il numero di posti in cui le informazioni si trovano. La soluzione è integrare i dati, creare continuità tra i reparti e permettere ad amministrazione, magazzino, vendite e produzione di lavorare sugli stessi dati, aggiornati in tempo reale e accessibili senza dover inseguire email, telefonate o fogli di calcolo.
